Workation organisieren – der komplette Guide

Du willst eine Workation organisieren? Hier ist dein Fahrplan – von der ersten Idee bis zur fertigen Veranstaltung.

1. Ziel und Format definieren

Bevor du eine Unterkunft suchst, kläre:

• Zielgruppe – Freelancer, Gründer, dein eigenes Team, eine Community?
• Dauer – Ein langes Wochenende, eine Woche, zwei Wochen?
• Fokus – Reines Co-Working oder mit Rahmenprogramm (Workshops, Ausflüge, Sport)?
• Gruppengröße – 6–12 Personen sind ideal für den Anfang.

2. Die richtige Unterkunft finden

Die Unterkunft ist das Herzstück deiner Workation. Worauf es ankommt:

• WLAN – Mindestens 50 Mbit/s, idealerweise mit Backup (z.B. mobiler Hotspot). Teste vorher!
• Arbeitsplätze – Genügend Tische, Stühle, Steckdosen. Ideal: ein separater Arbeitsbereich.
• Gemeinschaftsbereich – Küche, Wohnzimmer, Terrasse. Hier entsteht die Gruppendynamik.
• Zimmer – Einzelzimmer, Doppelzimmer oder Shared Rooms? Das beeinflusst den Preis.
• Erreichbarkeit – Flughafen in der Nähe? Shuttle möglich?

Auf Workationly kannst du deine Unterkunft mit allen Details hinterlegen: Zimmeraufteilung, Bilder, Ausstattung und sogar die Bettenbelegung pro Zimmer.

3. Pricing festlegen

Drei gängige Modelle:

• Pro Person – Jeder zahlt den gleichen Betrag. Am einfachsten.
• Pro Zimmer – Einzelzimmer kostet mehr als ein geteiltes Zimmer. Fairer, aber komplexer.
• Kostenlos – Für interne Team-Events, bei denen das Unternehmen die Kosten trägt.

Vergiss nicht, MwSt, Extras (Flughafentransfer, Verpflegung, Aktivitäten) und deine eigene Marge einzukalkulieren. Workationly berechnet die MwSt automatisch und generiert Rechnungen für deine Teilnehmer.

4. Event erstellen und veröffentlichen

Auf Workationly erstellst du dein Event in vier Schritten:

1. Grundinfos – Titel, Beschreibung, Datum, Ort, Kategorie
2. Unterkunft – Zimmer, Bilder, Ausstattung
3. Teilnehmer – Max. Anzahl, Buchungsmodus (öffentlich, auf Anfrage, nur per Einladung)
4. Finanzen – Pricing-Modell, Preise, MwSt, Extras

Danach ist dein Event auf der Discover-Seite sichtbar (wenn öffentlich) oder du teilst den Einladungslink direkt mit deiner Zielgruppe.

5. Teilnehmer verwalten

Sobald Buchungsanfragen reinkommen, kannst du sie genehmigen oder ablehnen. Workationly kümmert sich um:

• Bettenzuweisung und Zimmerbelegung
• Automatische Benachrichtigungen per E-Mail
• Gruppenchat mit allen Teilnehmern
• Rechnungserstellung nach Bestätigung

6. Vor Ort: eine gute Workation hosten

• Erster Tag – Welcome-Session: Wer ist da? Was sind die Regeln? Wo ist was?
• Routine – Feste Arbeitszeiten helfen. Beispiel: 9–13 Uhr fokussiertes Arbeiten, Nachmittag flexibel.
• Gemeinsame Aktivitäten – Abendessen, Ausflüge, Sport. Nichts davon muss verpflichtend sein.
• Kommunikation – Nutze den Workationly-Gruppenchat für Updates und Absprachen.

Typische Fehler beim Organisieren

• WLAN nicht vorher testen
• Zu viele Teilnehmer für die Unterkunft
• Keinen Puffer bei der Kalkulation einplanen
• Keine klaren Stornobedingungen – lege eine Cancellation Policy fest
• Alles manuell verwalten statt ein Tool wie Workationly zu nutzen