Retreat organisieren – der komplette Guide

Ein Retreat bietet Menschen die Möglichkeit, dem Alltag zu entfliehen und sich voll auf ein Thema einzulassen – Yoga, Meditation, kreatives Schreiben oder persönliche Entwicklung. Hier erfährst du, wie du als Host ein Retreat planst und durchführst.

1. Dein Retreat-Konzept

Bevor du startest, definiere:

• Thema – Yoga, Wellness, Kreativität, Leadership, Digital Detox?
• Zielgruppe – Anfänger oder Fortgeschrittene? Berufstätige, Kreative, Führungskräfte?
• Dauer – Wochenende (3 Tage), Kurzretreat (4–5 Tage) oder volle Woche (7 Tage)?
• Gruppengröße – 6–15 Personen sind ideal. Klein genug für persönliche Betreuung, groß genug für Gruppendynamik.

2. Die perfekte Location

Die Location macht einen großen Teil des Retreat-Erlebnisses aus. Worauf es ankommt:

• Ruhe – Abseits von Großstädten. Natur, Meer oder Berge.
• Raumkonzept – Gemeinschaftsraum für Sessions, Rückzugsmöglichkeiten, Außenbereich.
• Für Yoga – Yoga-Raum oder große Terrasse/Garten mit ebenem Boden.
• Verpflegung – Selbst kochen oder Catering? Vegetarisch/vegan als Standard.
• Erreichbarkeit – Nicht zu abgelegen, dass die Anreise zur Hürde wird.

Beliebte Retreat-Locations: Mallorca, Teneriffa, Bali, Portugal, Österreich, Toskana.

3. Programm gestalten

Ein gutes Retreat-Programm balanciert Struktur und Freizeit:

• Morgen-Session – Yoga, Meditation oder Journaling. Setzt den Ton für den Tag.
• Vormittag – Workshop oder thematische Session.
• Mittag – Gemeinsames Essen, Pause.
• Nachmittag – Freizeit, optionale Aktivitäten (Wandern, Strand, Ausflüge).
• Abend – Abendessen, Abend-Session oder Gemeinschaftszeit.

Wichtig: Plane genügend Freizeit ein. Teilnehmer brauchen Zeit, das Erlebte zu verarbeiten.

4. Pricing und Kalkulation

Typische Kostenblöcke:

• Unterkunft – 40–60% der Gesamtkosten
• Verpflegung – 15–25% (Koch/Catering oder Selbstverpflegung)
• Dein Honorar – Deine Zeit als Retreat-Leiter/in
• Externe Trainer/Speaker – Falls du Gastlehrer einlädst
• Transfers & Aktivitäten – Flughafenshuttle, Ausflüge

Auf Workationly kannst du pro Person oder pro Zimmer bepreisen und Extras (Transfer, Verpflegung) separat anbieten. Die MwSt wird automatisch berechnet.

5. Teilnehmer gewinnen und verwalten

• Veröffentliche dein Retreat auf Workationly – es wird automatisch in der Discover-Seite gelistet.
• Teile den Einladungslink in deiner Community, auf Social Media oder per Newsletter.
• Nutze den Buchungsmodus „Auf Anfrage" – so kannst du Teilnehmer persönlich auswählen.
• Der integrierte Gruppenchat hält alle vor, während und nach dem Retreat auf dem Laufenden.

Retreat-Typen, die du auf Workationly hosten kannst

• Yoga Retreats
• Meditations-Retreats
• Wellness & Spa Retreats
• Schreib-Retreats
• Kreativ-Retreats (Malen, Fotografie, Musik)
• Digital Detox Retreats
• Leadership & Coaching Retreats
• Frauen-Retreats / Männer-Retreats